Zelf een conventie opzetten is niet makkelijk!

Goed, conventies... wat een hype is dat zeg. Sinds ik met cosplayen ben begonnen en naar conventies ga zie ik steeds meer fanatiekelingen die graag zelf een conventie op willen zetten. Ok, ik beken eerlijk dat ik er zelf ook 1 was, maar daar is nooit meer wat van gekomen door interne omstandigheden.

Toch valt het mij op dat sommige fanatiekelingen iets TE fanatiek zijn met conventies op te zetten. Ik vind het prima en ik moedig men ook erg aan als men een nieuw idee heeft voor een conventie, maar kom dan ook echt met iets nieuws! Tot nu toe heb ik alleen maar conventie-ideeën gezien die gewoon precies hetzelfde aanbieden als andere conventies maar dan in een andere stad. Zelfs dan wordt alleen vaak de genoemde stad gebruikt omdat hij of zij daar toevallig woont.

Daarnaast komt het vaak bij mij over dat men denkt zo'n conventietje wel even op te zetten. Er komt meer bij kijken dan alleen
dealers uit te nodigen voor de dealerroom of consoles te vragen bij mensen zodat je een gameroom hebt. Je moet een KvK nummer hebben en nog veel meer van die financiele "onzin". Je moet mensen hebben die dingen regelen voor je want je kan echt niet alles in je eentje doen. Zeker niet als je de con al heel snel wilt houden (binnen een jaar of 2). Je moet een paar keer langs de KVK gaan om alles op orde te hebben, een bankrekening openen voor je conventie zodat je van daaruit al je boekhouding kan doen, promotie maken voor je con, zorgen dat sponsors ook hun promotie krijgt wat ook weer het een en ander kost en ga zo maar door.

Dan komt nog de datum. Wanneer wil je het gaan houden? Je doelgroep bestaat voornamelijk uit personen tussen de 12 en de 30 jaar. Of men werkt of men gaat nog naar school. De vakanties komen dan wel redelijk goed uit behalve de zomervakantie. Dan is zo'n beetje iedereen ook echt op vakantie.
Dan moet je kijken wanneer de andere conventies zijn zodat jouw bezoekers niet hoeven te kiezen. Grote kans dat ze ook liever naar een al bestaande conventie gaan die goed loopt dan een conventie die net is opgestart. Er zullen wel die avonturiers zijn die dan liever kiezen voor het groentje.

Dat wordt ook al lastig:
- In eind januari, begin februari is Tsunacon
- In maart heb je YaYcon
- In april heb je Elf Fantasy Fair in Haarzuilens
- In mei heb je Animecon en London Expo
- In juni de Midzomer Fair
- In juli heb je Japan Expo
- In augustus heb je Castlefest en Abunai
- In september heb je Elf Fantasy Fair in Arcen
- In oktober heb je London Expo (alweer) en FACTS
- In november heb je nu MGC Experience, Nishicon en Japan Belgie
- In december de Midwinterfair en alle sinterklaasfeest en kerstdagen e.d.

Dus nogmaals de vraag: Wanneer wil je je conventie houden?
Ik wil mensen niet ontmoedigen om dan maar geen conventie op te starten. Ik wil alleen mensen bewuster van maken dat het niet zo maar ineens gedaan is. Je moet er veel tijd en geld willen investeren in de conventie. Je moet er echt 100% achter staan! Als dat zo is en je hebt een goede locatie en datum gevonden, dan is er al sneller een kans dat je conventie meer een succes wordt dan dat je maar wat doet. Oh en maak ook niet de fout om geen hulp te vragen van andere conventies. Ik raad het juist aan om hulp te vragen van andere conventies. Hoe je het ook bekijkt, de basis van elke conventie is het zelfde: Het moet veilig en gezellig zijn voor elke bezoeker.

Agoed, nogmaals: Ik wil jullie niet ontmoedigen, maar denk er echt heel goed over na wat er allemaal bij komt kijken als je een conventie opzet. Vraag aan Abunaicon en Animecon hulp waar je op moet letten en wat echt belangrijk is voor je conventie. Zeker financieel moet je het echt goed op orde hebben, anders kan je nog eens in de problemen komen.

Veel succes allemaal die nog een conventie willen opzetten!